PALESTRA GESTÃO FINANCEIRA - EDUCO 2017
Mário Capp
Tenho recebido algumas
solicitações para comentar aspectos da palestra que proferi na EDUCO BRASIL
2017, a respeito da gestão financeira nas Instituições de Ensino. Peço
desculpas, mas só agora consegui escrever.
Meu ramo de atuação é
administrativo-financeiro, voltado para pequenas e médias empresas, que buscam
a profissionalização de sua área administrativa. Observando os históricos de
fundação dessas empresas temos, em sua grande maioria, as empresas familiares,
nas quais houve uma evolução no segmento pedagógico, mas que não foi
acompanhado por um desenvolvimento no segmento administrativo, com
consequências catastróficas quando de seu crescimento.
Um dos grandes problemas é o grau
de informalidade nas relações institucionais. É muito comum a confusão de
funções, as relações truncadas e o curto-circuito na hierarquia causado pela
figura do(s) proprietário(s) da escola, que transita(m) na estrutura
interferindo em praticamente todos os processos. Esse é o principal fator que
leva a falta de autonomia das pessoas, pois nada acontece sem o aval final do
proprietário. Por mais caricata que seja a situação, ela é ainda muito comum em
pequenas e médias empresas do segmento educacional.
Deixando de lado esse, que é o
maior problema em minha opinião, e que merece uma discussão exclusiva, ater-me-ei
a uma visão técnica sobre as principais dificuldades enfrentadas no setor
financeiro das pequenas instituições educacionais.
1-
Não
separação entre a figura da Pessoa Física e a Pessoa Jurídica
No âmbito financeiro costumo
colocar essa situação como: “Confusão entre a conta Caixa e a conta Bolso”.
Esse é o primeiro problema a ser resolvido e requer um esforço do proprietário
em querer e compreender isso. Dessa forma, se não houver seu comprometimento,
com a separação das personalidades, nada do que for mudado, em qualquer outro
processo, terá efetividade. Portanto, planos de saúde pagos pela empresa,
viagens de membros da família, pagamento de contas particulares, compra de
automóveis pela empresa para uso pessoal, utilização de cartões de crédito
corporativos para custear despesas particulares, entre tantas outras situações
enumeráveis, devem ser custeados pela pessoa física do proprietário. Como fazer
isso? Basta que haja uma política correta de remuneração dos proprietários como:
pró –labore, juros sobre capital próprio, dividendos ou pagamento de aluguéis dos
imóveis que pertençam ao proprietário e são utilizados pela empresa. Pode se
constituir, inclusive, uma holding patrimonial para esse fim, que pode trazer
também outras vantagens. Lembrando que todo esse processo deve respeitar a
capacidade de caixa da empresa, requerendo um planejamento da instituição como
um todo.
2-
Controle
do Fluxo de Caixa
Resolvido o primeiro problema,
podemos agora nos ater ao fluxo de caixa. O departamento financeiro de uma
empresa deve ser conduzido por alguém com capacidade técnica para tal. Não
basta a relação de confiança. Em muitas pequenas empresas educacionais que
visitei, a função era exercida por alguém próximo e da confiança do
proprietário e, com raríssimas exceções, o resultado alcançado era pífio. O
fluxo de caixa de uma instituição de ensino é bastante simples de ser
equacionado. A partir do momento em que cerca de 80% dos pagamentos são recebidos
em uma única data, torna-se fácil estabelecer como serão efetuadas as saídas ao
longo do mês. Por esse motivo algumas pessoas consideram que praticamente não
há fluxo de caixa, e sim fluxo de pagamentos. Sempre deve haver sintonia entre
o departamento financeiro e o setor de compras para um equacionamento do fluxo
de caixa, o que infelizmente em muitas instituições não é seguido.
3-
Contas
a Pagar e Contas a Receber
Os maiores problemas encontrados
em contas a pagar são: A falta de respeito ao fluxo de caixa, efetuando-se
pagamentos em datas que geram um valor negativo de caixa e o não
estabelecimento de prioridade de pagamento de contas. Se em um determinado mês
não houver recursos necessários ao pagamento no vencimento, deve-se negociar
com fornecedores novas datas e isenção de multa. Priorizar as dívidas com o
governo, pois a multa é alta em relação a falta de recolhimento no prazo. Evitar
o pagamento de juros bancários desnecessários
Em relação a contas a receber, é
importante o não recebimento diretamente na tesouraria da instituição, a fim de
que se evitem confusões e tentações. Assim, dentro do possível, os pagamentos
devem ser efetuados via boleto bancário, cartão de crédito, entre outras
formas. Respeitar o binômio: Segurança – Controle.
4-
Controle
Patrimonial
A maioria das pequenas empresas
educacionais não tem controle sobre seu patrimônio e muitas vezes, confunde-se
com o dos proprietários. É importante o estabelecimento do controle de
patrimônio, quer em relação a conferência de inventário físico, quer para a
perfeita contabilidade, inclusive sob o aspecto de depreciação do imobilizado,
que pode ter efeitos tributários bem interessantes, dependendo do regime
adotado.
5-
Provisionamento
É bastante comum a ausência de
provisionamento, não só o contábil, mas principalmente o financeiro. Assim, são
comuns os empréstimos em instituições bancárias, com juros extorsivos, para
arcar com despesas que não foram provisionadas, como 13º salário, férias e
demissões. Tudo isso requer planejamento e controle. Deve haver provisão mensal
para os pagamentos que serão efetuados, bem como planejamento das férias para
que o fluxo de caixa não fique negativo em nenhum momento. Também é importante a
definição, principalmente da área pedagógica, em relação a demissões, para que
haja contingenciamento.
6-
Remuneração
dos sócios
Como já citei anteriormente, a
forma de remuneração deve ser planejada, de forma a propiciar retirada
condizente para os proprietários e manutenção da empresa. É importante a
consulta a profissionais para o estabelecimento da forma mais adequada de
remuneração, que deve estar atrelada também, ao regime tributário da
instituição de ensino.
7-
Planejamento
Estratégico X Gestão Financeira
Em muitos casos não existe um
planejamento estratégico nas pequenas instituições de ensino, ou quando se tem,
é pró-forma. O planejamento estratégico deve estar associado a capacidade
financeira da empresa, quer a nível de expansão física, compra de equipamentos
ou mesmo a demissões e contratações.
8-
Planejamento
Tributário
A ausência de planejamento
tributário é uma constante comum. Dessa forma o enquadramento da empresa nos
regimes do Simples, Lucro Presumido e Lucro Real fica enormemente prejudicado e
muitas vezes se dá sem o devido cuidado legal. É importante a consulta a
profissionais especializados em tributação para a análise de cada caso em
particular, pois muitas vezes, paga-se mais tributos do que o necessário, em
virtude do enquadramento inadequado da instituição de ensino.
Para o correto enquadramento é de
vital importância uma contabilidade que reflita a situação real, decorrente do
que foi discutido nos itens anteriores.
9-
Cálculo
correto do valor da mensalidade
Deixei esse ponto por último pois
ele é reflexo de tudo o que foi apresentado. Só teremos condições de cálculo
correto do preço de cada mensalidade se estivermos com a contabilidade adequada
e fidedigna, o que implica em uma gestão financeira adequada e afinada com o
planejamento estratégico da instituição de ensino. Também deve haver o enquadramento
correto da empresa ao regime tributário, para que possamos analisar os impactos
dos recolhimentos e dos tributos.
Para um controle e determinação
corretos do valor da mensalidade, são imprescindíveis, a integração e
alinhamento de informações dos departamentos contábil, financeiro e de recursos
humanos, através de um sistema de gestão empresarial. Com as informações
recebidas, podemos iniciar um processo orçamentário, pois sabendo o quanto se
gasta e o quanto se recebe podemos trabalhar de forma gerencial com
acompanhamento de cada conta, de cada item, com seu centro de custo específico,
construindo o orçamento da instituição e o posterior acompanhamento (previsto x
realizado), e o mais importante: saber o custo de cada aluno em cada segmento.
Não há mais espaço no mercado
educacional para empresas que atuem desconectadas de um profissionalismo nos
processos administrativos e financeiros. O aspecto pedagógico é a razão de
existir de uma instituição de ensino, mas ele deve manter sintonia com o
restante da empresa. Torna-se evidente que a falta de uma política de
implantação e desenvolvimento administrativo-financeiro poderá, a médio prazo, comprometer
o próprio processo pedagógico e, consequentemente, a instituição. A
profissionalização, portanto, é uma questão de sobrevivência.
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